Unit Pengurusan Aset & Stor

SKOP TUGAS PENGURUSAN ASET & STOR

A.  KETUA UNIT ASET DAN STOR  PTSN

Pegawai ini membantu Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) PTSN bagi memastikan pengurusan aset alih PTSN dijalankan selaras dengan Dasar Pengurusan Aset Kerajaan dan peraturan yang ditetapkan mengikut 1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP), Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA), Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan (TPS) serta lain-lain pekeliling perbendaharaan yang berkaitan.

Tugas-tugas Ketua Unit Pengurusan Aset dan Stor termasuklah:

1. Merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih dan stor di PTSN. Memastikan aset alih dan stor diuruskan mengikut tatacara yang telah ditetapkan.

2. Menyelaras pengurusan aset alih Kerajaan di

        i.Penerimaan 
       
ii.Pendaftaran 
      
iii.Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan
      
 iv.Penyelenggaran
        
v.Pelupusan
      
 vi.Kehilangan dan Hapus kira

3. Menyelaras penyediaan Laporan Tahunan Pengurusan Aset Alih Dan Pengurusan Stor Kerajaan dan mengemukakan laporan tersebut ke Bahagian Perolehan & Pengurusan Aset, Sektor Pengajian Tinggi sebelum atau pada tarikh yang ditetapkan. Laporan tersebut merangkumi:

Laporan Pengurusan Aset Alih Kerajaan

i. Laporan Tahunan Harta Modal dan Aset Alih Bernilai Rendah - (KEW. PA-8)
ii. Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Aset Alih Bernilai Rendah - (KEW. PA-12)
iii. Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan - (KEW. PA-20)
iv. Laporan Kehilangan dan Hapus Kira Aset Alih (KEW. PA-32)
v. Laporan Penyelenggaraan Aset Alih Kerajaan (KEW. PA-14(A))


Laporan Pengurusan Stor Kerajaan

i.Laporan Kedudukan Stok Tahunan (KEW. PS-13)
ii.Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stok Tahunan (KEW. PS-14)
iii.Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW. PS-15)
iv.Laporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW. PS-20)
v.Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok (KEW. PS-22)


Laporan Pengurusan Aset Hidup Kerajaan (jika ada)

i.Laporan Tahunan Aset Hidup Kerajaan
ii.Laporan Tahunan Pelupusan Aset Hidup Kerajaan
iii.Laporan Tahunan Hapus Kira Aset Hidup Kerajaan
iv.Laporan Tindakan Sucaj / Tatatertib Kehilangan Aset Hidup Kerjaan


4. Menguruskan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) PTSN, sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan. Hasil mesyuarat di laporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA).

5. Melaksanakan apa-apa tugas yang diarahkan oleh Pengarah atau wakilnya dari semasa ke semasa.


B.  PEGAWAI DATA ASET (MYSPA)

Pegawai Data Aset membantu Ketua Unit Pengurusan Aset dan Stor, PTSN bagi memastikan pengurusan aset PTSN dijalankan selaras dengan peraturan yang ditetapkan mengikut 1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP), Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA), Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan (TPS) serta lain-lain pekeliling perbendaharaan yang berkaitan.

Tugas-tugas Pegawai Data Aset termasuklah:

  1. Memastikan maklumat-maklumat dan dokumen-dokumen  aset disediakan dengan lengkap dan dikemaskini dari semasa ke semasa.
  2. Mengurus proses kemasukan data ke sistem pengurusan aset (SPATA & SPA)
  3. Mengurus program peningkatan kemahiran staf dalam pengurusan aset.
  4. Melaksanakan apa-apa tugas yang diarahkan oleh Pengarah atau wakilnya dari semasa ke semasa.
  5. Melantik dan juga membatalkan pelantikan "Pentadbir Sistem SPA Cawangan".
  6. Memberi dan juga membatalkan kuasa laluan (akses) kepada mana-mana pegawai dan kakitangan di cawangannya untuk menggunakan sistem ini
  7. Menentukan peringkat laluan yang dibenarkan kepada mana-mana pegawai dan kakitangan di cawangannya yang diberi laluan menggunakan sistem ini.
  8. Berkuasa mengubah, menambah dan membatalkan transaksi dan maklumat di cawangannya di dalam sistem ini.
  9. Menjaga keselamatan, kesahihan dan kebolehpercayaan maklumat di dalam sistem ini.



C.  PENOLONG PEGAWAI ASET (PENYELENGGARAAN) PTSN

Pegawai ini membantu Ketua Unit Pengurusan Aset dan Stor, PTSN bagi memastikan pengurusan penyelenggaraan aset alih kerajaan dijalankan selaras dengan Dasar Pengurusan Aset Kerajaan dan peraturan yang ditetapkan mengikut 1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP), Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA), Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan (TPS) serta lain-lain pekeliling perbendaharaan yang berkaitan.

Tugas-tugasnya termasuklah:

  1. Mengemaskini laporan kerosakan aset di PTSN (rujukan KEW.PA-9 dari penyelaras aset Jabatan/Unit).
  2. Melaksanakan penyelenggaraan aset PTSN dengan berpandukan kepada :-

           Senarai Aset Alih Kerajaan Yang Memerlukan Penyelenggaraan Berjadual (KEW.PA-13); dan Rekod Daftar Penyelenggaraan Aset Alih (KEW.PA-14).

       3. Memastikan Laporan Penyelenggaraan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-14(B)) dikemukakan kepada Ketua Unit Pengurusan Aset dan Stor PTSN sebelum atau pada
           tarikh yang ditetapkan

       4. Melaksanakan apa-apa tugas yang diarahkan oleh Pengarah atau wakilnya dari semasa ke semasa.


D.  PENOLONG PEGAWAI ASET (PELUPUSAN) PTSN

Pegawai ini membantu Ketua Unit Pengurusan Aset dan Stor, PTSN bagi merancang dan mengurus pelupusan aset alih kerajaan selaras dengan peraturan yang ditetapkan mengikut 1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP), Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA), Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan (TPS) serta lain-lain pekeliling perbendaharaan yang berkaitan.

Tugas-tugasnya termasuklah:

  1. Mengemaskini rekod pelupusan aset PTSN (kategori permohohonan, sedang pemprosesan, telah dilupuskan).
  2. Melaksanakan proses pelupusan aset PTSN
  3. Memastikan daftar aset dikemaskini apabila berlaku  pelupusan.
  4. Memastikan Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan; (Kew. PA-20) dikemukan kepada Ketua Unit Pengurusan Aset dan Stor PTSN sebelum atau pada tarikh yang ditetapkan.
  5. Melaksanakan apa-apa tugas yang diarahkan oleh Pengarah atau wakilnya dari semasa ke semasa.



E.  PENOLONG PEGAWAI ASET (PEMERIKSAAN) PTSN

Pegawai ini membantu Ketua Unit Pengurusan Aset dan Stor, PTSN bagi memastikan pengurusan aset PTSN dijalankan selaras dengan peraturan yang ditetapkan mengikut 1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP), Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA), Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan (TPS) serta lain-lain pekeliling perbendaharaan yang berkaitan.

Tugas-tugasnya termasuklah:

  1. Memastikan pemeriksaan aset  PTSN secara menyeluruh dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun.
  2. Mengurus proses pelaksanaan pemeriksaan aset seperti pelantikan Pegawai Pemeriksa Aset, mengadakan taklimat, Mesyuarat Pembukaan, Penyediaan Laporan dan Mesyuarat Penutup.
  3. Menyelaraskan penyediaan laporan untuk dihantar kepada Ketua Unit Pengurusan Aset dan Stor, PTSN.
  4. Menjalankan tugas-tugas khas berkaitan aset. (Contoh:  keselamatan aset, kehilangan aset, penerimaan hadiah dan lain-lain)
  5. Melaksanakan apa-apa tugas yang diarahkan oleh Pengarah atau wakilnya dari semasa ke semasa.



F.  PENGURUSAN STOR PTSN

Pegawai ini membantu Ketua Unit Pengurusan Aset dan Stor, PTSN bagi memastikan pengurusan stor PTSN dijalankan selaras dengan peraturan yang ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan (TPS) dan lain-lain pekeliling perbendaharaan yang berkaitan.

Tugas-tugasnya termasuklah:

  1. Memastikan lokasi stor ditempat yang selamat, mudah pengendalian, senang berurusan dan mesra pelanggan.
  2. Memastikan kajian keperluan menyimpan stok dilakukan dan simpanan stok tidak berlebihan.
  3. Memastikan laporan prestasi pengurusan stor dibincangkan dalam mesyuarat JKPAK dan JPKA.
  4. Memastikan hapus kira kekurangan stok dilaksanakan.
  5. Memastikan Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor (3 bulan sekali) dikemukan kepada JKPAK PTSN.
  6. Memastikan Pelarasan Stok di Penyata Pelarasan Stok dilaksanakan.
  7. Memastikan Pindahan Stok yang tidak diperlukan dilaksanakan selepas pengiraan/ pemeriksaan/ verifikasi di bawah kawalan Kem/ Jab/ PTJ
  8. Memastikan pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi stok dilaksanakan dan mengurus pelantikan pegawai-pegawai untuk pemeriksaan stok.
  9. Menguruskan pelupusan stok termasuk pelantikan pegawai pemeriksa pelupusan stok bernilai rendah jika diperlukan.
  10. Memastikan keselamatan dan kebersihan stor sentiasa dalam keadaan terbaik
  11. Memastikan pengurusan kehilangan dan hapus kira stok dilaksanakan.
  12. Memastikan Laporan Tahunan berikut dikemukakan kepada Ketua Unit Pengurusan Aset dan Stor, PTSN sebelum atau pada tarikh yang ditetapkan.

(i)      Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13) janaan SPS

(ii)    Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14) janaan SPS

(iii)   Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15) janaan SPS

(iv)    Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW.PS-16) janaan SPS

(v)     Laporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20) janaan SPS

(vi)    Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok (KEW.PS-22) janaan SPS        

     13. Merancang dan mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Stor bagi membincangkan perkara-perkara yang berkaitan dengan pengurusan Stor.

     14. Melaksanakan apa-apa tugas yang diarahkan oleh Pengarah atau wakilnya dari semasa ke semasa.


CARTA ORGANISASI UPAS